Secrétaire général d’établissement culturel (F/H) – Institut français du Koweït – Koweït Full Time NEW

Sous l’autorité de la Conseillère de coopération et d’action culturelle (COCAC) / Directrice de l’Institut français du Koweït (IFK) et en lien avec l’agence comptable régionale (ACR) et le secrétariat général d’ambassade (SGA), vous occupez les fonctions de secrétaire général (SG) d’un établissement à autonomie financière (EAF) en organisant le fonctionnement et la gestion administrative, matérielle, juridique, budgétaire et financière de l’Institut Français du Koweït qui dispose d’une personnalité juridique locale. Vous gérez également les crédits du service de coopération et d’action culturelle (SCAC) et proposez un appui ponctuel à l’Institut français de recherche à l’étranger, le Centre français de Recherche de la péninsule arabique à Koweït (CEFREPA).

Activités principales

Sous l’autorité du COCAC/Directeur, vous êtes responsable des affaires générales, des questions budgétaires, comptables et administratives, du management des ressources humaines, de la gestion immobilière, logistique, matérielle et de la sécurité. Vos missions principales sont les suivantes : 1. Contribution au pilotage : – mise en œuvre du plan de redynamisation de l’activité et de redressement financier de l’institut ; – présentation des résultats et performances ; – réalisation d’études de rentabilité et analyses prospectives ; – accompagnement du directeur dans sa politique de mécénat et sponsoring ; – réflexion sur les trajectoire financière, rationalisation des moyens et diversification des ressources. 2. Gestion financière et budgétaire : – préparation et exécution du budget, élaboration des budgets rectificatifs, mise en place d’outils d’optimisation de gestion, analyse des comptes budgétaires et suivi des tableaux de bord ; – interface avec le ministère (DGM/DDC/RES, tutelle de l’IF) pour le contrôle de gestion et le rapport d’activités ; – suivi du Contrôle interne financier (CIF) avec l’ACR. Le SG est membre du comité de gouvernance. 3. Gestion des ressources humaines : – coordination et encadrement des personnels, suivi de l’organigramme fonctionnel (ADL, expatriés), plannings, congés ; – gestion administrative des personnels (recrutement, déroulement de carrière, contrats, évaluation, …) ; – suivi, application de la législation locale du travail, en lien avec l’avocat conseil du poste ; – animation du dialogue social, relations avec les représentants du personnel et délégués syndicaux, gestion des conflits ; – mise en place de formations ; – suivi des questions d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail. 4. Gestion administrative : – pilotage administratif et juridique (contrôle des conventions, veille juridique, gestion du contentieux ; – suivi des contrats et conventions signés par chaque antenne, supervision des procédures administratives ; – rédaction des notes de service, rappel des instructions, coordination des moyens et des ressources, conventions de prestation, contrat de location des locaux, rédaction de contrats avec les artistes, gestion et accueil des artistes en tournée, contact avec les fournisseurs) ; – contrôle des activités de l’ensemble des services : réorganisation des procédures, limitation du risque de vol/fraude (en particulier au niveau du centre de langues, de l’espace Campus France, de la médiathèque) ; – mise à jour du guide d’accueil, du règlement intérieur ; – suivi de l’inventaire et de l’archivage. 5. Gestion logistique, matérielle et immobilière : – gestion du bâti et de l’investissement (travaux et commande) ; – veille à la mise à jour régulière du plan de sécurité des emprises ; – relations avec le propriétaire ; – négociation et suivi des contrats de maintenance ; – gestion des risques et veille à l’application des consignes de sécurité ; – mise à jour du règlement intérieur de sécurité.

Diplômes ou expérience professionnelle recommandée pour exercer les fonctions

Pour les agents du MEAE : BAACA option encadrement. Connaissance indispensable de la DGM, de son organisation, de ses procédures, de ses outils et mécanismes de financement. Expérience réussie dans des fonctions similaires au sein d’un Institut Français, notamment en management, ainsi qu’en suivi budgétaire/gestion des ressources humaines d’un établissement cultuel. Sans être indispensable, de même que la connaissance de la région, la maîtrise de la langue locale constituerait un atout.